Política de privacidad y tratamiento de datos

Versión 2026-10.

1. Quién es quién

• La empresa Cliente es la responsable de los datos personales de sus trabajadores: decide qué datos se cargan y para qué.
• Nómina OS, el Proveedor, actúa como encargado: guarda y procesa esos datos solo por cuenta del Cliente y para prestar el servicio de nómina.

2. Qué datos se recolectan y se tratan

El Sistema sí recolecta y guarda datos personales, que son estos:

• De los trabajadores (los carga el Cliente): identificación (nacionalidad, cédula, RIF, nombres, sexo, fecha y lugar de nacimiento, estado civil, foto si se carga), datos laborales (cargo, fechas de ingreso y egreso, salario, asistencia, bonos, préstamos, amonestaciones), datos bancarios para el pago, datos de contacto y de emergencia, y los que piden el IVSS y el RNET (por ejemplo, grado de instrucción, condición de pensionado o jubilado, discapacidad o embarazo; tipo de sangre y alergias solo si el Cliente los carga).
• De los usuarios del Sistema: nombre de usuario, rol, registro de accesos, dirección IP y la bitácora de las acciones que realizan.

3. Para qué se usan

Únicamente para calcular la nómina, emitir recibos, preparar las declaraciones legales del Cliente, dar soporte técnico y proteger la seguridad del Sistema. No se venden, no se ceden y no se usan con fines publicitarios.

4. Con quién se comparten (terceros)

• Versión instalada: los datos quedan guardados en el equipo del Cliente. El Proveedor no los recibe, salvo que el Cliente le envíe un respaldo para soporte.
• Versión web: los datos se alojan en el servidor contratado por el Proveedor para prestar el servicio; ese proveedor de alojamiento solo los guarda y no puede usarlos para otro fin. Su nombre se indicará aquí al habilitar la versión web.
• Para obtener la tasa oficial y la tasa de interés de prestaciones, el Sistema consulta las páginas públicas del Banco Central de Venezuela (y, como respaldo, ve.dolarapi.com). En esas consultas no se envía ningún dato personal.
• Los archivos de declaración (IVSS, BANAVIH, INCES, SENIAT, RNET) los genera el Sistema, pero es el Cliente quien los presenta ante cada organismo.

5. Inteligencia artificial

El Sistema no usa inteligencia artificial para procesar los datos de los trabajadores ni de los usuarios, y no los envía a ningún servicio de inteligencia artificial. Todos los cálculos siguen fórmulas fijas basadas en la ley. Si en el futuro se incorpora alguna función de este tipo, se informará aquí antes de activarla y será opcional.

6. Cookies, correos y otros servicios

El Sistema usa una sola cookie técnica de sesión, necesaria para mantener al usuario conectado y proteger los formularios; se borra al cerrar la sesión o el navegador. No usa cookies de publicidad, de analítica ni de terceros, y no incluye herramientas de rastreo ni componentes de terceros (todo el código, los íconos y las imágenes del Sistema son propios). Por ser una cookie estrictamente necesaria no se pide un consentimiento aparte.

El Sistema no envía correos publicitarios ni boletines. Los únicos mensajes son los que el propio usuario pide (por ejemplo, recuperar su clave); si en el futuro se envían avisos por correo, cada uno traerá la opción para dejar de recibirlos.

7. Cómo se protegen

• Contraseñas guardadas con cifrado irreversible (nunca en texto) y conexión cifrada (HTTPS) en la versión web.
• Separación estricta entre empresas: cada Cliente solo ve sus propios datos.
• Roles y permisos por usuario, verificación en dos pasos, bloqueo por intentos fallidos y cierre de sesión por inactividad.
• Bitácora de auditoría de las acciones y respaldos automáticos.

8. Derechos de los trabajadores: acceso, corrección y eliminación

Conforme a los artículos 28 y 60 de la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela (habeas data y protección de la vida privada), los trabajadores pueden pedir a su empleador (el Cliente) el acceso, la corrección, la actualización o la eliminación de sus datos. El Proveedor colaborará con el Cliente para atender esas solicitudes dentro de 15 días hábiles. Los datos que la ley obliga a conservar (pagos, declaraciones, prestaciones) se bloquean para cualquier otro uso y se eliminan al vencer el plazo legal.

Cómo se pide: el trabajador lo solicita a su empleador; el usuario del Sistema o el Cliente escribe a [email protected] indicando qué datos quiere consultar, corregir, exportar o eliminar. Se responde en un plazo máximo de quince (15) días hábiles. El Cliente también puede descargar todos sus datos en Excel en cualquier momento (Ajustes → Exportar datos). Los datos que la ley obliga a conservar (nóminas, declaraciones, retenciones) se bloquean en lugar de borrarse hasta que venza ese plazo.

8-A. Datos de adolescentes

Cuando el Cliente registra trabajadores o aprendices menores de 18 años (por ejemplo, aprendices INCES de 14 a 18 años), es el Cliente quien debe contar con la autorización de su representante y con los permisos que exige la Ley Orgánica para la Protección de Niños, Niñas y Adolescentes. El Sistema no está dirigido a menores de edad como usuarios.

9. Conservación

Los datos se conservan mientras el Cliente mantenga el servicio y el tiempo que exijan las leyes laborales, tributarias y de seguridad social. Al terminar el servicio se aplican los plazos de los Términos de uso.

10. Incidentes

Si ocurre un incidente de seguridad que afecte datos del Cliente, el Proveedor lo notificará sin demora indebida, indicando lo sucedido y las medidas tomadas.

11. Contacto

Nómina OS · [email protected]